| Eisenhower prioriteiten schema. eZine november 2010 |
Doe mij maar urgent!
Overval mij vooral met dringende zaken, dan ben ik in mijn element. Dingen die nu moeten gebeuren, heerlijk. Het geeft me energie en ik kan er echt helemaal voor gaan. Maar, er zit natuurlijk ook een keerzijde aan. In mijn geval heb ik allerlei administratieve klussen en gesprekken verplaatst. En vooral die administratieve klussen had ik al een keer verschoven, en al een keer daarvoor, en de keer daarvoor… Want steeds waren er nieuwe “dringende” zaken die van mij prioriteit krijgen. Maar zijn die dringende zaken wel echt belangrijk? Of had ik soms eens nee moeten zeggen tegen mezelf of anderen, en zo tijd en ruimte te behouden voor klussen zoals het schrijven van deze eZine die nu al bijna twee weken te laat is… Deze week, heel toepasselijk een artikel over één van de beste hulpmiddelen bij time management.
Veel lees plezier!
Jurjen Knoester
Het Eisenhower schemaHet prioriteiten schema van oud president Eisenhower is een hulpmiddel om te bepalen wat wel of niet urgent of belangrijk is. Hij gebruikte het onder andere in oorlogstijd wanneer er zoveel taken tegelijk op hem afkwamen dat hij snel en accuraat onderscheid moest maken om goed te functioneren. Tegenwoordig is het heel “normaal” dat er van alles tegelijk op je af komt. En we verwachten dat iedereen daar zomaar mee om kan gaan. Als je (net zoals ik) wel eens moeite hebt om je prioriteiten op orde te houden dan kan dit schema van Eisenhouwer je helpen. De twee fundamentele vragen die je jezelf iedere keer weer zou kunnen stellen zijn:
Door deze twee vragen alleen maar met ja of nee te beantwoorden krijg je vier uitkomsten. Als we het in een model zouden plaatsen, dan ziet dat er als volgt uit.
Urgent en belangrijk. Als je beide vragen met ja hebt beantwoord, dan krijgt deze de hoogste prioriteit. Iets waarvoor jijzelf nu direct in actie moet komen. Zien wanneer iets dringend en belangrijk is, betekend dat je begrijpt waar je prioriteiten liggen. Dit moet nu en goed worden aangepakt, en waarschijnlijk door jou! Als alles constant urgent en belangrijk is, dan ben je niet goed bezig. Je rent van de ene crisis naar de andere en je hebt eigenlijk nooit de tijd om iets echt goed te doen. Het gevoel van “achter de feiten aanlopen” en “constant brandjes blussen” heeft hiermee te maken.
Niet dringend, maar wel belangrijk. Wanneer de situatie nog niet urgent is, (dat wordt het meestal vanzelf wel) maar wel belangrijk, dan ben je goed bezig. Want je loopt voor op je taken. Alles wat je nu oppakt heb je afgevinkt voordat het urgent wordt. Omdat het nog niet dringend is heb je de tijd om het goed te doen. Daardoor worden resultaten beter en lijkt het alsof je met minder moeite meer kwaliteit neer kunt zetten. Het lastige is natuurlijk wel dat jij moet bepalen dat iets nu al moet gebeuren. Zet je deze dingen in de wacht totdat ze urgent zijn, tja dan kom je vanzelf in het hoofdstuk hierboven terecht.
Wel dringend, maar niet belangrijk. Ben je dingen aan het doen die wel dringend zijn maar niet belangrijk? Dan is er iets misgegaan. Dingen die wel urgent zijn, maar niet belangrijk, die snoepen eigenlijk alleen maar tijd weg. Vaak zijn dit dingen die andere mensen willen, en ben je bezig met de prioriteiten van collega’s of andere mensen om je heen. De oplossing: delegeren! Zo snel mogelijk iemand anders het op laten lossen of de problemen terugleggen bij hun oorspronkelijke eigenaar.
Niet urgent, en ook niet belangrijk. Tja, de prullenbak… Alles wat hierin terecht komt is eigenlijk een verspilling van tijd en kan genegeerd worden. Want zeg nou zelf, als iets niet belangrijk en niet urgent is, waarom besteed je er dan tijd aan? Gek genoeg zijn we vaak juist hier bezig, met duizend kleine dingetjes die niet altijd nodig zijn. Het kan echt heerlijk zijn om lekker in de prullenbak rond te hangen, maar bewaar dit dan voor wanneer je vrij bent. Gun het jezelf als beloning en ga eerst aan de slag met wat er echt moet gebeuren.
Vier vragen bij het Eisenhower schema.Voor mij helpt het schema wanneer ik een overload aan taken heb. Andere mensen maken lijstjes, ik vul dit schema in. Net zo snel als een lijstje en duizend maal zo effectief. Wil je ook die effectiviteit en ben je niet bang om jezelf kritische vragen te stellen? Vul het schema dan eens in met de onderstaande vragen in je achterhoofd?
Je kunt dit artikel of delen eruit natuurlijk zelf gebruiken. Dat gezegd hebbende, ik ben ervan overtuigd dat kennis en informatie meer waard word wanneer je deze deelt met anderen. De modellen en theorieën in deze eZine’s zijn door anderen ontwikkeld ( en door velen voor ons) gebruikt en doorgegeven. Doe de bedenkers eer aan en benoem altijd van wie het model oorspronkelijk afkomstig is. 2010 Jurjen Knoester, www.outdoorteamtraining.nl |
Het is zondagavond en ik sta samen met mijn vrouw bij de uitgang van Cirque Stiletto. Wat overigens een prachtige voorstelling was, hele goede circus acts en Ellen ten Damme die de sterren van de hemel zingt! Maar goed, de voorstelling is afgelopen en ik controleer even of ik nog gebeld ben. “U heeft vier gemiste oproepen en één voicemail”. Eén van mijn opdrachtgevers probeert me te bereiken en ik ben gelijk nieuwsgierig, want wat kan er zo dringend zijn dat hij op zondag avond belt? Ik bel hem terug en al snel wordt duidelijk dat er een probleem is, een collega is ziek en er staan zeker vier trainingsdagen voor de komende week op het programma waarvoor nu geen trainer meer is. 
