Beste lezer,

Als jij deze eZine leest, dan ben ik alweer thuis en aan het werk, maar voor nu... Ben ik nog heerlijk op vakantie... Voor het eerst in jaren zit ik aan een rivier in Frankrijk zonder dat er groepen in het spel zijn. Geen teams om te begeleiden, één op één survivals of jeugdkampen om te organiseren. De rust is verfrissend en het weer is prachtig.

Ik had al eerder besloten dat deze ezine over groepsfasen zou gaan. En als ik hier op de camping de kinderen die elkaar gisteren nog niet kenden vandaag met elkaar zie voetballen, dan zie je ze een versnelde versie van de groepsfasen doorlopen. Maar wat kinderen soms vanzelf (en vaak ook niet) doen, daar kunnen volwassenen in teams soms een steuntje in de rug bij gebruiken. Daarom in deze ezine een artikel over groepsfasen omdat een super team niet zomaar ontstaat. Een beetje inzicht doet wonderen en brengt je team van ‘wel ok’, naar ‘excellent’. Ook hierbij een leuke snelle opdracht die je met weinig moeite kunt inzetten op veel momenten in de ontwikkeling van teams.

Veel leesplezier en tot de volgende keer,

 Jurjen

Sneak preview voor de volgende keer:
De panic zone, confronterend en behulpzaam.
Een simpele outdoor oefening voor groepen.

Artikel 1: De groepsfasen van Bruce Tuckman.

Geen enkel team ontstaat zomaar en teams zijn bijna altijd in beweging. Een van de hulpmiddelen om naar teams te kijken is de indeling in groepsfasen van Bruce Tuckman. Hij geloofde dat teams vanaf hun formatie tot aan hun einde een aantal fasen doorlopen. Wanneer je kunt herkennen in welke fase jouw team zit dan kan veel duidelijk worden over het gedrag en de dynamiek in het team. Voor iedere fase is er ander gedrag dat handig is om in te zetten. Hieronder staan de fasen op een rijtje.

1. Forming ( vormings- en kennismakingsfase)

Dit is de beginsituatie waarbij een nieuw team geformeerd wordt. Maar waar ook de uitdagingen, verwachtingen en de organisatiestructuur vorm krijgen. Als je ooit een team hebt moeten samenstellen, dan zal deze fase je bekend in de oren klinken.

Aandachtspunten voor teams in de kennismakingsfase:

• Duidelijkheid en visie, waartoe wordt dit team samengesteld en wat voor mensen zijn er nodig? Wat voor persoonlijkheden en vaardigheden heb je nodig? Wie leidt het team? Waarom wil iemand deel van het team zijn?
• Communicatie en informatieverstrekking. Breng de teamleden bij elkaar, geef informatie over de doelen van het team. Laat men met elkaar kennismaken.

2. Storming (de machtsfase)

Zonder botsing geen vonken en zonder vonken geen vuur vertelde een trainer mij laatst. Een interessante stelling die van toepassing is op deze fase. Mensen zoeken hun posities in de sociale structuur van de groep. Ideeën en richtingen worden uitgezet en botsen met die van anderen. Deze fase kan als onprettig en hard aanvoelen maar het is absoluut noodzakelijk voor een goede teamontwikkeling. Ga er vol in, want een stevige machtsfase zorgt voor duidelijkheid en rust tijdens de latere fasen. Soms lukt het een team of bedrijf niet om deze fase af te ronden. Het gevolg is verminderd resultaat, gespannen relaties, en een onprettige werksfeer die optimaal presteren in de weg staat.

Aandachtspunten voor teams in de machtsfase:

• Geef anderen de kans om zichzelf te zijn, kweek respect voor elkaar zonder confrontaties uit de weg te gaan. Een gezamenlijk communicatiemodel zoals DISC of Communicatiestijlen kan hierbij enorm helpen omdat het inzicht in elkaars gedrag, overtuigingen en persoonlijkheid geeft.
• Coachingsgesprekken voor individuele teamleden. De storming fase is ingewikkeld, zeker als je er zelf midden in staat. Coaching helpt individuele teamleden om in alle rust naar zichzelf en hun eigen interactie binnen het team te kijken. Uiteindelijk bestaat een team uit een groep individuen, en lerende individuen maken een lerend team.

3. Norming (de normering of affectie fase)

In de norming fase worden de gezamenlijke normen, doelen en rollen gedefinieerd. Het team begint echt te functioneren als een team. Je begrijpt elkaar, en snapt beter waarom de ander doet wat hij/zij doet. Taken en verantwoordelijkheden worden duidelijk en het geheel lijkt op een natuurlijke manier te verlopen. Dit is de fase waarin de kwartjes van herkenning vallen, en waarin het respect voor elkaars rol en persoon ontstaan die nodig zijn. Eigenlijk is deze fase vooral nodig om de machtsfase af te ronden en naar de volgende fase toe te komen.

Aandachtspunten voor teams in de normeringfase:

• Er is goed over zaken nagedacht en nu is het tijd om de afspraken definitief te maken. Schrijf bijvoorbeeld samen met het team de protocollen / huisregels van het team.
• Houd een sessie over de ongeschreven regels van dit team. Of ga een dag met zijn allen op de hei zitten voor een strategische meeting. En bespreek hoe jullie de komende tijd in zullen gaan. Want na de normering komt de fase waarbij het team er ‘alleen’ voor staat.

Performing (de autonome fase)

Het team- of bedrijfsdoel wordt gezamenlijk gedragen en alle teamleden dragen hieraan bij. De relaties onderling zijn stevig en teamleden vullen elkaar aan. Het team lijkt bijna moeiteloos te functioneren en heeft weinig supervisie nodig. Niet ieder team bereikt deze performing fase, hoewel veel mensen dat toch graag zouden geloven. Lukt het om in deze fase te belanden dan heb je een team dat weinig supervisie nodig heeft omdat de teamleden in staat zijn om zelfstandig de juiste beslissingen te nemen. Ieders rol is helder en men vult elkaar aan. Een team in de performing fase levert topresultaat en heeft een goede onderlinge sfeer.

Aandachtspunten voor teams in de autonome fase:

• Gek genoeg hoort het bij de autonome fase dat je af en toe weer kunt stormen over een specifiek onderwerp, terwijl je als team onderling goed met elkaar overweg kunt.
• Dit is de fase waarbij regelmatig onderhoud belangrijk is. Een mix van training, teambuilding en vergadering werkt (zoals een collega het zo mooi verwoordde) als smeerolie. Er is niet veel van nodig om piepen en knarsen te voorkomen.

Adjourning (uit elkaar gaan/ de afscheidsfase) of transforming (veranderen)

Wanneer het doel is behaald wordt soms het team ontbonden. Mensen krijgen nieuwe taken of gaan op zoek naar een andere baan. Het alternatief hiervan is dat het team als geheel wordt overgeplaatst naar een nieuwe opdracht en het proces opnieuw begint.

Aandachtspunten voor teams in de adjourning- of transformingfase:

• Neem de tijd, zowel voor afscheid als voor verandering. Mensen heb die tijd nodig om zich aan de nieuwe situatie te kunnen aanpassen.
• Bouw een gezamenlijk moment in, investeer in het team ook in de afscheidsfase. En ondersteun je teamleden in het vinden van nieuwe mogelijkheden, binnen het bedrijf of elders. Verzorg omscholing of oriëntatietrajecten.

Artikel 2: De spagetti toren.

Deze leuke en gemakkelijke team opdracht kwam ik tegen toen Erik Victor, een collega trainer, een pas geformeerd team liet samenwerken. Het resultaat was een erbarmelijke toren en een briljant leerproces. Dat was maar goed ook want het ging natuurlijk om het laatste.

Materiaal:

• spaghetti
• kleine spekjes
• meetlat
• pen en papier

Verdeel de groep in kleine teams. Van vier tot zes personen en geef ieder team pen, papier en tien minuten voorbereidingstijd, hiermee dwing je de teams om eerst te denken en dan pas te doen. Deze stap kan je overslaan om iets meer spanning tussen directe en indirecte mensen op te bouwen.

Opdracht (mondeling):

“Bouw een zo hoog mogelijke toren met alleen spaghettistaafjes en spekjes. Je hebt hiervoor: 10 / 15 / 20* minuten de tijd. De toren moet het gewicht van mijn telefoon 10 seconden lang kunnen dragen. Het team met de hoogste toren wint.”

* Hoe korter de tijd is die het team krijgt, hoe duidelijker de groepsfase waarin men zit naar boven komt. Wordt de kat uit de boom gekeken? Vechten de ideeën om uitgevoerd te worden? Worden er direct taken verdeeld en aangepakt? Hoe langer de tijd, hoe meer gelegenheid er is om een ‘mooie’ hoge toren te bouwen.

Eventueel kan je na de eerste bouwtijd een evaluatiemoment inlassen om te bespreken waar en hoe de deelnemers hun eigen groepsfase herkennen. Daarna kan je met extra tijd weer verder gaan met de opdracht.